Авито Аукцион сегодня — это
Цель проекта
Перейти на CRM Битрикс24 и повысить удобство работы с воронками.
О ситуации
Ранее менеджеры проекта «Авито Аукцион» работали в системе AmoCRM, и к моменту обращения к нам столкнулись с рядом проблем:
Ограниченный функционал. В AmoCRM не хватало настроек для воронок, сущностей и атрибутов под конкретные бизнес-процессы;
Скромные возможности программы для кастомных доработок;
CRM как инструмент управления взаимоотношениями с клиентами использовалась неэффективно: фактически она служила блокнотом для записи статистических данных.
Поясним, что AmoCRM – это облачный ресурс, скорее предназначенный для небольших компаний. Такому крупному бизнесу, как Авито, требовалась автономная коробочная платформа, которая встроится в закрытый контур группы компаний, без проблем сможет дорабатываться и неограниченно масштабироваться.
Кроме того, заказчику было важно оптимизировать работу с клиентами, и CRM Битрикс24 как раз подходила для этих целей.
Задачи проекта:
Развернуть портал Битрикс24 и внедрить базовый функционал CRM:
Создать воронки и назначить стадии для сделок;
Настроить атрибуты для полей раздела «Сделки», «Контакты» и «Компании»;
Интегрировать CRM с клиентскими формами на лендингах;
Настроить ролевую модель.
Мигрировать данные из AmoCRM в CRM Битрикс24.
Развивать далее функционал CRM Битрикс24:
Автоматизировать обмен элементов атрибутом «Группа компаний» и «№ личного кабинета»;
Настроить инструмент для импортирования показателей эффективности работы менеджеров за последний месяц;
Провести обучение пользователей.
Дорожная карта
Обследование AmoCRM (сентябрь-октябрь 2023). Сперва мы изучили данные, представленные в старой системе, и оценили план работ для их корректной миграции.
Обследование процессов для будущих настроек в Битрикс24 (октябрь-ноябрь 2023).
Миграция данных из AmoCRM (ноябрь 2023). В качестве инструмента для миграции мы рассмотрели несколько готовых модулей в Маркете Битрикс24 и остановили выбор на одном из миграторов из AmoCRM. Заходя вперед, скажем, с ним все оказалось не так просто.
Настройка портала Битрикс24 (декабрь 2023).
Технологический стек
1C-Битрикс24, Bitrixmobile, Vue, Push and pull, Nginx, Nodejs, Rest API, Webview, ОpenSSL.
Аудитория
Сотрудники разных уровней внутри структурного подразделения Авито Авто – до 50 человек.
Решения
Проект миграции состоял из 5 этапов:
1 этап. Подготовка к миграции.
Подготовили «интеграцию» внутри AmoCRM, чтобы упомянутое приложение из Маркета заработало. Это еще не процесс стыковки двух систем, а создание внутри AmoCRM ресурса для мобилизации всех данных и подготовки их к переносу.
Установили на портале Битрикс24 модуль для миграции из AmoCRM.
Настроили на портале корректную организационную структуру компании («Отделы», «Сотрудники» и т. д.).
2 этап. Тестовая миграция с помощью модуля.
Провели тестовую миграцию из AmoCRM в Битрикс24, проверили связи между элементами, наличие полей и их заполненность, количество перенесенных сделок и соответствие стадий.
В предыдущей CRM между Сделками, Компаниями и Контактами были настроены определенные связи и потерять их означало лишить компанию плодов большого труда. Проверку проводили вручную, выборочно сравнивая сущности в обеих системах.Выявили ошибки и проанализировали их. Контакты и Компании перенеслись успешно; в Сделках были найдены дубли, а некоторые сделки вообще отсутствовали.
Точечно устранить ошибки не получалось, пришлось удалить все данные и заново запустить миграцию. После второй выгрузки мы зафиксировали те же самые проблемы: часть Сделок утеряна, часть – задублирована.
Повторная миграция привела к тому, что Компании и Контакты, созданные первой выгрузкой, замножились. В перенесенных Сделках не хватало некоторых полей, которые были в AmoCRM. Стало понятно, что инструмент-мигратор доставляет больше проблем, чем помогает.
3 этап. Попытка переноса через CSV-файл.
Тогда мы решили попробовать перенос через CSV-файл. Минус такого подхода в том, что он не ложится на «чистый» портал без пользователей. Битрикс24 должен назначить ответственного на каждую запись, а перед нами был новый и пока пустой портал.
И еще проблема: для каждого ответственного менеджера необходимо выгружать отдельный CSV-файл. Только на формирование файлов и перенос данных у нас ушло бы около 3 часов. Затем предстояла бы тщательная ручная проверка корректности перенесенных данных.
Мы пошли на эксперимент (напомним, это еще тестовые переносы). Данные, уже перенесенные через первый модуль, удалять не стали. Параллельно к ним выгрузили те же данные через CSV и сравнили, что получается.
Стало очевидно, что использовать модуль для миграции почти грех, так как данные сильно разнятся, а выявить утраты и компенсировать их можно только вручную. Тогда казалось, что это тупик и все усилия были напрасны.
4 этап. Другой модуль для миграции.
Мы нашли еще один модуль для миграции – «Импорт из AmoCRM» от другого разработчика, и это изменило нашу жизнь:
Были безошибочно и в полном объеме перенесены Компании, Контакты, Сделки.
Одна воронка сразу была перенесена в Лиды (это удалось при определенных настройках).
Сделки были автоматически распределены по нужным воронкам.
5 этап. Обмен данными.
Так как проведенные манипуляции были тестовой миграцией, а в это время менеджеры продолжали работу в AmoCRM, то для актуализации данных был оговорен момент приостановки работ. Мы выгрузили обновленные данные и перенесли их в Битрикс24.
На период обмена данными был открыт 443 порт. Как правило, он используется для безопасного обмена данными между разными системами. Поэтому в условиях полностью закрытой корпоративной сети передачи данных (КСПД) мы согласовали «окно» для временного открытия порта.
В финале провели обучение менеджеров и ввели в эксплуатацию CRM Битрикс24.
Казалось бы, принцип работы CRM-систем почти всегда одинаков, как одинаковы термины, сущности и бизнес-процессы. Что может быть сложного в том, чтобы перенести «пачку» данных из одной CRM в другую? При внешней легкости и простоте задачи, а также при наличии рабочих средств в арсенале, вы все равно будете рисковать своими нервными клетками. Дотошность и стремление справиться с задачей – лучшие мотиваторы в этом деле. В ходе перебора инструментов и в моменты неожиданности именно они помогли нам дойти до успеха.
Результаты
Внедрили базовый функционал CRM Битрикс24.
Успешно мигрировали данные из AmoCRM в CRM Битрикс24.
Доработали функционал CRM Битрикс24 под требования заказчика.
Обучили сотрудников «Авито Аукцион» работе в CRM.