Задача проекта
Разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, оцифровать HR-процессы и внедрить КЭДО.
Производитель растительных масел сегодня — это
О ситуации
Состав всей команды заказчика можно разделить на 2 категории:
~15% — cотрудники бэк-офиса
~85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах
При этом среди работников заводов доступом к ПК обладали лишь ~19% — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга и распределены по нескольким регионам в европейской и центральной части России.
Бизнес-требования
Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников.
Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
Автоматизировать и оцифровать операционные процессы.
Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.
Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.
Технологический стек
Ядро проекта составляет программное обеспечение «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Технологический стек: PHP, HTML, CSS, Javascript, VueJS.
Дорожная карта проекта
Внедрение портала (MVP1). Сентябрь 2022 — август 2023.
Первый этап развития портала (MVP2). Январь 2023 — июнь 2024.
Второй этап развития портала (MVP3). Февраль 2024 — декабрь 2024.
Разработка интерфейса
Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю.
На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.
Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но на смартфонах и инфокиосках на производственных площадках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.
Внедрение портала (MVP1)
Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.
Что вошло в MVP1:
Главная страница
Чаты и центр уведомлений
Задачи, проекты, рабочие группы
Личная карточка сотрудника
Расчётный лист
График отсутствий и остаток отпусков
Организационная структура
Заявки в кадровую службу
О компании
Новости компании
Раздел «Сотрудники»: Справочник сотрудников, Дни рождения, Новые сотрудники, Кадровые назначения, ДМС, Вакансии, Памятка новичку, Для руководителя
Страница авторизации и смены пароля
Интеграции с внешними системами: Active Directory, 1C: ЗУП, новости с сайта
Главная страница
Главная страница портала аккумулирует основные блоки и меню корпоративного портала.
Элементы главной страницы:
Верхнее меню: поиск, навигационное меню, «колокольчик» уведомлений, сообщения и личный профиль сотрудника.
Левое меню: ключевые сервисы и разделы для взаимодействия с порталом.
Основной слайдер с важными новостями и уведомлениями.
Приветственный баннер с полезной информацией для новичков.
Часто используемые полезные сервисы.
Важные и актуальные новости компании.
Информация о сотрудниках: ближайшие дни рождения, новые сотрудники, назначения и переводы.
Личная карточка сотрудника
Карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.
Расчётный лист
В данном разделе сотрудник может сформировать расчётный лист в несколько кликов. Для подтверждения личности настроена SMS-авторизация — при запросе листа необходимо указать PIN-код.
Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию. По готовности документ можно открыть или скачать, а пользователи инфокиосков могут отправить расчётный лист на email.
График отсутствий и остаток отпусков
В этом разделе сотрудники и руководители могут ознакомиться с графиком отсутствий за год и историей ранее оформленных отпусков.
Новости
В разделе публикуются актуальные и важные новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале.
В разделе реализованы необходимые инструменты для вовлечения читателей: новости можно «лайкать», устраивать обсуждения в комментариях и делиться ссылкой на материал.
Сотрудники могут быть не только читателями, но и авторами — в разделе реализован функционал «Предложить новость». Предложенная новость будет размещена не сразу — перед публикацией её сначала проверит модератор.
Заявки в кадровую службу
До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.
Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале.
Организационная структура
Организационная структура поддерживает иерархический просмотр ветвей до уровня сотрудника необходимого подразделения и содержит интерактивные элементы с дополнительной информацией (перечень работников подразделения, информация о руководителе и задачах подразделения, фотографии сотрудников и т. д.). Оргструктура строится на основе актуальных данных из системы 1С:ЗУП.
Вакансии
На портале сотрудники могут ознакомиться с открытыми вакансиями компании — для поиска релевантных из них предусмотрены удобная фильтрация и поиск. Сотрудник может откликнуться на вакансию от своего имени или порекомендовать кандидата.
Кадровым специалистам доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.
Для кадровых специалистов предусмотрен полноценный функционал управления контентом, который позволяет удобно и быстро публиковать вакансии на портале: удобная форма с разделением по полям, возможность создавать и применять шаблоны вакансий, отправка на модерацию для проверки перед размещением.
Новому сотруднику
Для новичков разработан специальный раздел, где им доступны памятка с организационной информацией и полезными материалами, которые пригодятся на этапе адаптации. В отдельной вкладке отображаются цели сотрудника на испытательный срок и прогресс их выполнения — например, в них могут входить запланированные встречи с руководителем и сотрудниками кадровой службы (welcome training, встречи-знакомства с сотрудниками других подразделений, задания и т. д.).
Развитие портала (MVP2)
Что вошло в MVP2:
Заявки: в отпуск / больничный / отгул, на подбор персонала, в бухгалтерию, в административный блок
Интеграции: с HRlink для внедрения КЭДО, с E-Staff по заявкам на подбор, с SMS-шлюзом для авторизации пользователей
Обратная связь
Избранное
Полезные телефоны
База знаний и документы
Новое на портале
Заявки на отпуск / больничный / отгул
Изначально процесс предоставления планового отпуска был организован через график отпусков, который заполнялся за 2 недели до наступления очередного календарного года, далее сотрудник отдела персонала не позднее чем за 2 недели до наступления факта отпуска отправлял уведомление.
При этом заявление необходимо было завизировать у непосредственного руководителя, а если планы на отпуск изменились и сотруднику необходимо его перенести, то нужно было написать заявление на перенос отпуска.
Мы полностью оцифровали этот процесс — теперь все отсутствия сотрудника автоматически фиксируются в рабочем графике на корпоративном портале и сверяются с табелем 1С:ЗУП. Процесс согласования отсутствий также полностью проходит на портале — руководитель может быстро согласовать заявку на отсутствие, отправить ее на доработку или отклонить.
Заявка на подбор персонала
До внедрения портала процесс оформления заявки на подбор персонала был неудобен и трудно отслеживаемым: нужно было оформлять по шаблону, а затем направлять на почту или приносить в бумажном виде сотруднику отдела персонала, который отбирал подходящих кандидатов и вёл дальнейшую работу на платформе E-Staff.
Портал стал внутренним инструментом для сбора и согласования заявок на подбор персонала — для полноценной работы мы настроили интеграцию портала с 1С:ЗУП и сервисом КЭДО HRlink для двухстороннего подписания всех необходимых документов. От E-Staff заказчик также решил не отказываться, так как сервис гибко интегрируется с рекрутинговыми сайтами.
Как устроен процесс:
Запуск заявки на подбор осуществляется в ручном и автоматическом режиме. В ручном режиме руководитель может создать заявку с нуля или скопировать ранее опубликованную аналогичную заявку. Автоматические заявки формируются из 1С:ЗУП после появления свободных должностей в штатном расписании, далее руководитель получает уведомление для корректировки и подтверждения потребности.
На портале с помощью интеграции с 1С:ЗУП формируется база данных с должностями и прикрепленными к ним должностными инструкциями и другими условиями — при создании заявки и выборе должности эта информация подтягивается автоматически. После создания заявка проходит стадии внутренних подтверждений и согласований — у руководителя, C&B и службы безопасности. Затем все данные передаются в E-Staff.
После выбора кандидата и готовности сделать ему оффер или предложение работа с заявкой продолжается на портале — запускается процесс согласования оффера (руководитель, C&B, директор по персоналу, исполнительный директор) и подписание его средствами КЭДО.
Если кандидат принял оффер, то в системе меняется статус и запускается процесс подготовки к выходу сотрудника, в котором участвуют:
руководитель — прописывает задачи на испытательный срок, готовит план адаптации, перечень необходимого оборудования и прав доступов в информационные системы;
сотрудники IT-отдела — настраивают оборудование и доступы в системы;
администратор — готовит рабочее место (стол, стул, канцелярия);
сотрудники кадровой службы — подготавливают документы для оформления.
После выхода сотрудника руководитель и кадровая служба назначают кадровые встречи и welcome training — после этого заявка завершается как выполненная. Если на каком-то из этапов кандидат отклонён, ответственный сотрудник должен указать причину отказа.
Обратная связь
Корпоративный портал помогает компании развивать культуру обмена идеями и обратной связью — в специальном разделе сотрудник может описать проблему или оставить предложение (при необходимости — анонимно).
Как устроен процесс:
Обращение уходит на модерацию ответственному сотруднику в дирекции по персоналу или делегируется по настроенному маршруту, если обращение направлено в конкретный отдел.
Если обращение не анонимное, ответственный может написать в чат инициатору, чтобы уточнить детали предложения. Также сотрудник может отслеживать статус своего обращения в личной карточке.
После обработки обращения сотрудник дирекции по персоналу или финальный участник маршрута дает ответ заявителю.
После обработки обращения инициатор может оценить скорость и качество ответа по пятибалльной шкале.
Сотруднику отдела персонала доступна статистика по всем обращениям — при необходимости он может выгрузить отчёт в Excel за выбранный период.
Крутой результат проекта невозможен без синергии с клиентом, поэтому крайне важно быть с ним в постоянном коннекте: проводить небольшие еженедельные статусы, не бояться проявлять инициативу и брать на себя ответственность — например, забирать на себя общение с техподдержкой интегрируемых решений. Это помогает разгрузить клиента и двигать проект вперёд.
Избранное
Раздел позволяет сотруднику гибко настроить доступ к другим разделам и сохранить для себя ссылки на любые объекты портала: контакты, сервисы, файлы и т. д. В Избранном предусмотрен поиск информации по названию, подразделениям, дате и др.
Дальнейшие планы (MVP3)
На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы все ключевые бизнес-процессы — в ближайших планах стоят доработки по развитию ранее реализованного функционала.
Что войдёт в MVP3:
Обращения в юридический отдел
Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции с E-Staff в части публикации вакансий
Служебные записки на премии
Заявки на командировку
Замена MS Teams на Яндекс Мессенджер
Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени с помощью Табеля.
Результаты
Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.
-
Ускорили операционную деятельность. С помощью корпоративного портала удалось автоматизировать и оцифровать все ключевые операционные процессы, что помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.
-
Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило поднять уровень информационной открытости, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
-
Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.
-
Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.
Отзыв клиента
У нас была задача создать единую общую среду, которая будет способствовать развитию, адаптации и удобной работе сотрудников . Идея была в том, чтобы каждый сотрудник — независимо от того, работает он в офисе или на заводе — мог быстро найти нужную информацию, заказать справку, узнать новости компании и т. д. Вместе с командой «Эм Си Арт» мы создали удобный многофункциональный портал, который стал незаменимым инструментом в ежедневной работе всех сотрудников. Отдельно отметим, что порталом приятно пользоваться благодаря дружелюбному и яркому дизайну в корпоративных цветах.