Задача проекта
Разработать единое функциональное пространство для совместной работы и координации взаимодействия всех подразделений РФС.
Российский футбольный союз сегодня — это
О ситуации
Российский футбольный союз ставит амбициозные задачи по развитию футбола в РФ — популяризирует игру среди населения страны, реализует программы развития массового и детского футбола, реформирует детско-юношеские футбольные турниры.
В начале 2020 года РФС запустил проект подготовки резерва «Наша смена». Его цель — создать систему, благодаря которой в профессиональном футболе каждый год будут появляться высококвалифицированные и конкурентоспособные футболисты. Уже запущена и успешно развивается Юношеская футбольная лига, создаются детские и региональные футбольные центры, которые готовят ближайший резерв.
Чтобы успешно реализовывать эти задачи, оптимизировать текущую работу и координировать взаимодействие всех подразделений, РФС решил создать интранет-портал.
В августе 2019 года РФС обратился в компанию Эм Си Арт. Сроки ввода продукта в эксплуатацию были сжатыми, поэтому партнёр выбирался с опытом лучших практик и знанием особых требований конкретной индустрии.
Задачи проекта:
Объединить территориально удаленные подразделения в разных регионах;
Сформировать единое информационное пространство;
Создать систему внутреннего информирования;
Реализовать управление персональными и совместными задачами;
Предоставить сотрудникам актуальные сервисы и услуги.
Решения
Предпроектная аналитика
Мы хотели лучше понять, как устроена работа РФС, и получить полное представление о приоритетах заинтересованных сторон, поэтому провели несколько очных встреч в офисе РФС и подготовили «дорожную карту» внедрения.
Архитектура и дизайн
В ходе проекта специалисты Эм Си Арт развернули и настроили программный продукт «1С-Битрикс24: Энтерпрайз», индивидуализировали дизайн портала в соответствии с брендбуком РФС и настроили стандартные функции.
Интеграции
Благодаря NTLM-авторизации сотрудникам РФС не нужно вводить дополнительный логин-пароль для доступа к порталу. Интеграция с Active Directory позволяет сохранять актуальным список пользователей, а интеграция с 1С:ЗУП — получать через портал расчетные листки, просматривать остаток отпуска и запрашивать справки.
Единый центр коммуникаций
На портале координируется работа всех структурных подразделений РФС, входящих в Союз региональных футбольных федераций и объединений, мужских и женских сборных разных возрастов по футболу, пляжному и мини-футболу. Все коммуникации проходят через портал: сотрудники находят здесь необходимую информацию, общаются в рабочих чатах как в письменном виде, так и с помощью аудио- и видеосообщений.
Организационная структура
На портале в удобном и наглядном виде отображается организационная структура Союза, списки контактов, телефонные справочники. В РФС входит более 80 региональных федераций и 8 межрегиональных объединений — было крайне важно создать для сотрудников удобный инструмент поиска необходимых контактов.
Календарь событий
На портале доступен единый календарь событий, который включает все мероприятия РФС. Удобные фильтры позволяют отсортировать события по месту проведения, типу мероприятия, типу команды, полу и возрастной категории участников.
Обмен файлами
Специфика работы РФС предполагает работу с большим объемом документации. Сервис «Битрикс24.Диск» упростил и ускорил данный процесс, позволил организовать удобное хранилище с распределением прав доступа, помог отслеживать версионность документов и фиксировать ознакомление с ними ответственных лиц.
Проектная деятельность
Представители РФС активно используют функционал Битрикс24 для ведения проектов: создают рабочие группы для решения различных типов задач, согласовывают бюджет и ресурсы, контролируют сроки и качество работы.
На портале настроена система IT-поддержки: пользователи оформляют заявки в Service Desk, которые маршрутизируются на IT-специалистов в соответствии с категорией запроса. Уведомления о статусе заявки приходят сотруднику на электронную почту. Руководитель IT-подразделения может в любой момент времени оценить скорость и качество выполнения заявок с помощью специализированного отчета.
Мобильное приложение
Благодаря мобильному приложению все сотрудники РФС имеют доступ к необходимой информации, где бы они ни находились.
Результаты
В результате всего за 4 недели мы создали удобный функциональный портал на платформе Битрикс24. Сотрудники активно используют его возможности со стационарных ПК и мобильных устройств. Портал выполняет как информационную функцию, так и упрощает решение повседневных задач. РФС планирует дальнейшее развитие возможностей портала и продолжение сотрудничества с Эм Си Арт.
Отзыв клиента
На момент внедрения в РФС отсутствовала централизованная система для совместной работы компании. Мы понимали, что без таких простых инструментов, как телефонный справочник, управление задачами, общий диск и работа с группами, поддержать интенсивный рост организации невозможно. Мы решили внедрить уже готовый и апробированный в большом числе организаций продукт — «Битрикс24: Корпоративный портал». Команда Эм Си Арт реализовала этот проект в сжатые сроки, и сейчас мы продолжаем совместно его развивать, автоматизируя действующие бизнес-процессы компании на портале.