Задача проекта

Создать единое информационное пространство, доступное с рабочих ПК и смартфонов, для предоставления цифровых сервисов, поиска информации и коммуникации 18 000 сотрудников Корпорации.

О ситуации

Порядка 70% сотрудников в Корпорации владеют рабочими специальностями и не имеют рабочего компьютера и корпоративной электронной почты, поэтому обеспечение всеми сервисами как «белых», так и «синих воротничков» стало важной задачей внедрения корпоративного портала.

Какие еще задачи предстояло решить в ходе проекта:

• Создать единую точку входа для работы сотрудников;

• Цифровизировать кадровые сервисы;

• Упростить поиск информации;

• Реализовать возможность оперативного донесения информации до сотрудников;

• Обеспечить функционал сбора обратной связи.

На момент старта проекта в Корпорации не существовало единого корпоративного портала — всё пришлось создавать с нуля. Для решения задач по созданию корпоративного портала представители Корпорации обратились к нам в мае 2021 года.

Решения

Запуск MVP

В процессе работы над проектом использовались разные подходы к проектному управлению. На первом этапе мы разработали MVP с базовым уникальным дизайном и минимальным функционалом для запуска портала:

Что вошло в MVP корпоративного портала:

• Главная страница портала;

• Сообщества (группы);

• Задачи;

• Чат для коммуникации;

• База знаний;

• Диск для обмена файлами;

• Организационная структура;

• Телефонный справочник;

• Навигатор сотрудника (полезная информация для новых сотрудников);

• Спроси генерального (любой сотрудник может написать обращение генеральному директору);

После запуска MVP мы зафиксировали команду разработки и инерционно выдавали новый функционал каждые 2 недели. По ходу развития портала мы постоянно собирали обратную связь и корректировали бэклог.

Далее в рамках проекта мы совместно реализовали следующие функциональные модули:

• Личный кабинет и управление отображаемыми данными;

• Карьера и вакансии компании;

• График личных отпусков и отпусков подчинённых;

• Медиацентр (фото- и видеогалерея, газета);

• Хочу сказать «Спасибо!» (сервис благодарностей);

• Мой QR-код (виртуальная визитка);

• Погодный виджет;

• Календарь событий;

• Отсутствие в карточке сотрудника.

Также на портале были реализованы следующие сервисы:

• Заказ кадровых документов;

• Электронный расчетный лист;

• Бронирование туристических путёвок;

• Веб-табель;

• Баланс по питанию;

• Информация о СИЗ (средства индивидуальной защиты);

• Баланс по расходам на спорт;

• Информация по отпускам.

Главная страница

Стартовая страница определяет дальнейшее взаимодействие пользователя порталом — важно было сделать так, чтобы все необходимые разделы были доступны при переходе с главной и при этом удобно расположены.

В боковом меню мы предусмотрели возможность индивидуально настроить блок «Полезные ссылки» и добавить ссылки на наиболее необходимые ресурсы.

Личный кабинет сотрудника

В личном кабинете отображается вся необходимая информация о сотруднике, которая может пригодиться коллегам: контактные данные, ФИО непосредственных руководителей, информация об участии в корпоративных объединениях и активностях.

При открытии карточки сотрудника портал проверяет сотрудника с его табелем и выводит информацию о больничных, отпусках либо командировках. Также в карточку автоматически подтягиваются данные о замещающем сотруднике, если он определен в кадровой системе.

В профиле сотрудника доступна его виртуальная визитка с уникальным QR-кодом, который можно отсканировать камерой смартфона — это позволит быстро добавить контактные данные в телефонную книгу.

Бронирование путёвок

Сотрудники Корпорации и члены их семей ежегодно могут воспользоваться льготой на получение санаторно-курортной путёвки в разные санатории страны.

Чтобы упростить процесс оформления путёвки и выбора подходящего санатория, мы разработали специальный раздел, где находится вся необходимая информация об использовании льготы: правила оформления, ответы на часто задаваемые вопросы и подробное описание доступных санаториев.

Геймификация и магазин

В преддверии новогодних праздников мы помогли запустить в Корпорации Новогодний квест – новый инструмент корпоративных коммуникаций с элементами геймификации. Суть квеста состоит в выполнении заданий, за которые на баланс сотрудников зачисляется внутренняя валюта Корпорации — «титаны» (Ti).

Мы предусмотрели гибкие настройки: контент-менеджеры могут создать задание с тестом, после которого произойдет автоматическая проверка ответов и начисление «титанов», или же предусмотреть свободный текстовый ответ либо загрузку фотографии — выполнение таких заданий проходит отдельную модерацию.

Накопленные Ti можно потратить в корпоративном магазине на приобретение брендированной продукции: одежду, сувениры, детские товары и т. д. По сути, на портале мы реализовали полноценный интернет-магазин: здесь есть каталог товаров с разделением на категории, возможность просматривать карточки товаров и выбирать индивидуальные настройки, наполнять корзину и благодаря интеграции со СДЭКом оформлять заказ на мерч с доставкой.

Что ещё

Медиацентр. В этом разделе публикуется всё то, что сближает Корпорацию и сотрудника — фотографии с корпоративных мероприятий, видеосюжеты службы новостей, выпуски корпоративных газет.

База знаний. Здесь хранятся руководства (в т. ч. по использованию корпоративного портала) и так называемые «навигаторы»: для новичков (ответы на частые вопросы) и наставников (программа менторства новых сотрудников).

Хочу сказать «Спасибо!». Сервис позволяет сказать слова поддержки или отправить благодарность — это позволяет сблизить сотрудников и улучшить их рабочее взаимодействие.

Новости. Сортировка корпоративных новостей, включая корпоративные СМИ, осуществляется по разделам или тегам, а поиск новостей — по наименованию, тегам или времени публикации. Сотрудники могут отметить новость «лайком» или обсудить её в комментариях.