Корпоративный портал для ЗАО "Промэнерго"
ЗАО «Промэнерго» работает на профессиональном рынке водоснабжения и водоотведения с 1996 года. Компания занимается комплексным решением задач в области проектирования, строительства и реконструкции инженерных систем на промышленных и коммунальных предприятиях. В компании несколько сотен сотрудников и широкая сеть офисов, распределённых по всей России.
Необходимость внедрения
По мере развития компании Промэнерго и расширения её филиальной сети, проблемы внутрикорпоративного общения стали проявляться всё ярче.
Руководство почувствовало необходимость организации единого информационного пространства, которое, с одной стороны, служило бы точкой сбора всех сотрудников, вне зависимости от их удалённости, а с другой, чётко регламентировало бы все процессы, протекающие во внутренней среде компании.
Внедрение корпоративного портала «1С-Битрикс24» должно было решить следующие задачи:
Создание единой справочной базы, содержащей контактную информацию обо всех сотрудниках компании;
Наладить непрерывный и оперативный процесс публикации стратегически важной информации, а так же обеспечить её доступность в любой момент времени;
Оптимизировать процесс постановки задач, обеспечить контроль их исполнения
Получить удобный инструмент для анализа эффективности как каждого отдельно взятого сотрудника, так и целых структурных единиц (отделов, филиалов и т.д.)
Выбор программного продукта
На этапе выбора программного продукта руководство компании ориентировалось на 2 важных условия:
гибкая интеграция нового ИТ-решения с существующей инфраструктурой компании, главным образом с системой учётных записей Active Directory;
оптимальный набор инструментов для контроля выполнения задач.
Кроме полного соответствия продукта «1С-Битрикс24» озвученным требованиям, отдельным его преимуществами стали широкие функциональные возможности, в числе которых технология CRM, надёжная синхронизация с 1С Управление персоналом и наличие мобильных клиентов под Android, iPhone и iPad
Процесс внедрения
Чтобы определить требования к функционалу корпоративного портала, сотрудники Эм Си Арт провели для руководителей компании презентации, раскрывающие все его возможности. Это помогло не только выявить потребности сотрудников, которые продукт должен максимально удовлетворить, но и определиться с редакцией.
Для внедрения компанией Промэнерго был выбран «Корпоративный портал - Совместная работа», позволяющий вести его интеграцию поэтапно. Это существенно ускорило процесс вовлечения персонала в использование портала.
Среди сотрудников компании наиболее востребованными оказались следующие возможности продукта:
Разделы Новости, Информация о компании
Хранилище документов
Управляемая визуальная структура компании
Рабочие группы
Система мгновенных сообщений, которая заменяет все сторонние мессенджеры и контролирует внутреннюю переписку сотрудников
Интеграция с почтовым клиентом MS Outlook
Календари и синхронизация их с личными календарями сотрудников
Блоги и фотогалереи сотрудников
Управление рабочим временем
Интеграция с Active Directory
При внедрении интранет-портала очень важно было обеспечить к нему лёгкий доступ всех пользователей, причём, желательно чтобы это происходило автоматически с теми же данными, что используются для рабочих компьютеров. Эта функция стала возможной благодаря встроенному модулю LDAP/AD интеграции. Все пользователи Windows сервера с лёгкостью смогли авторизоваться на портале.
Единая информационная база
Наполнение портала всей необходимой информацией началось с первых дней его использования – каждый зарегистрированный сотрудник имеет персональную страницу, где указаны такие его данные, как должность в компании, рабочий и мобильный телефоны, день рождения и прочие сведения, которые могут понадобиться коллегам.
Так же, портал воплотил в себе функцию надёжного хранилища профессиональной и нормативной документации. Теперь все регламенты, приказы, распоряжения и прочие документы оперативно загружаются на портал, удобно структурированы и доступны сотрудникам компании в любое время.
Задача публикации и хранения информации была успешно решена.
Постановка задачи из письма
Ещё на этапе определения основных требований к функционалу портала стало понятно, насколько большую роль во внутрикорпоративных коммуникациях играет электронная почта. Чтобы облегчить процесс адаптации сотрудников к работе на портале, а так же, подтолкнуть их к его использованию был установлен модуль Автозадача из письма, позволяющий ставить задачи прямо из электронных писем всего в пару кликов.
Всю необходимую информацию о выполнении своих поручений руководители могут оперативно получить с помощью инструмента «Мои задачи». Благодаря этому ориентироваться в задачах и контролировать ход их исполнения стало гораздо проще и удобнее.
Результаты внедрения
Вот что говорят сами сотрудники о своём опыте использования портала:
«Начали использовать в ИТ службе и постепенно “заразили” всю компанию»
«Специально все сфотографировались для корпоративного портала. Теперь знаем друг друга в лицо!»
«Чтобы переключить всех сотрудников на использование внутреннего мессенджера, просто отключили ICQ и не оставили альтернатив. Очень действенный метод. Все корпоративные коммуникации под контролем»
«Чтобы не пугать пользователей обилием возможностей - сначала отключили все, кроме структуры компании и постепенно стали добавлять нужный функционал»
«Планируем цикл внутренних лекций по использованию корпоративного портала»
«Сотрудники стали меньше отвлекать по смежным задачам. Теперь, просто ставлю наблюдателем к задаче сотрудника, которого она касается, и уже ни кто никого не спрашивает: “Готово?”, “А когда доделаете?”. Теперь всё прозрачно»
Задача: Сделать единую среду для коммуникаций сотрудников. Отслеживать выполнение поставленных задач. Анализ эффективности и учет рабочего времени.
Специализации: Внедрение корпоративного портала
Решение: Корпоративный портал 1С-Битрикс
Клиент: Промэнерго